Les membres de l’association qui participent bénévolement et pour le compte de l’association à différentes manifestations peuvent demander le remboursement de leurs frais de représentation.
Les bénévoles intervenant ponctuellement dans nos animations peuvent aussi demander ce remboursement.
Ces frais peuvent englober :
- les frais de déplacement : essence, indemnités kilométriques, péages, titres de transport ;
- les frais d’hébergement : hôtels, chambres d’hôtes ;
- les frais de restauration.
L’association fera en sorte, au maximum de prendre en charge en amont la majorité des frais : fourniture de titres de transport, hébergements, repas… les remboursements ne peuvent être demandés que sur des situations où l’association n’a pas proposé et/pu fourni à la personne une prestation déjà prise en charge.
La validation d’une demande est soumise au conseil d’administration de l’association.
Chaque demande fera l’objet d’une déclaration d’un état de frais dans l’application de gestion de l’association (https://asso.portes-imaginaire.org), chaque demande doit être accompagnée de tous les justificatifs comptables nécessaires. Ces derniers doivent être transmis en pièce jointe de l’état de frais sur l’application de gestion au moment de la déclaration .
Toute demande qui ne sera pas justifiée par les pièces attendues sera automatiquement refusée.
Frais de repas
Sur accord d’un membre du conseil d’administration, les repas pris lors des animations peuvent être pris en charge par l’association. Ils peuvent inclure aussi si la distance est supérieure à 200 km :
- Le repas du soir pris la veille de l’animation si le membre est hébergé la veille de l’animation ;
- Le repas du midi pris le lendemain de l’animation si le membre est hébergé le soir.
Le remboursement se fera sur le montant indiqué par les justificatifs présentés à concurrence de 15,00€ par repas. Un justificatif du montant du repas est indispensable pour obtenir un remboursement.
Frais d’hébergement
Sur accord d’un membre du conseil d’administration, les frais d’hébergement peuvent être pris en charge par l’association. Ils peuvent inclure aussi si la distance est supérieure à 200 km :
- La nuitée de la veille de l’animation ;
- La nuitée du dernier jour de l’animation.
Le remboursement se fera sur le montant indiqué par les justificatifs présentés à concurrence de 60,00€ par nuitée en province et de 80,00€ par nuitée en région parisienne.
Co-hébergement
En cas de partage d’un hébergement par plusieurs membres, c’est le membre qui justifie de la facture qui sera remboursé des frais d’hébergement. Dans ce cas, le plafond de remboursement sera multiplié par le nombre de membres hébergés. Par exemple, pour un hébergement en province pour 3 membres, le plafond de remboursement passe à 180,00€ par nuitée.
Si les membres paient chacun leur part d’hébergement, ils devront demander une facture individuelle chacun correspondant au montant versé. Par exemple, si trois membres partagent une chambre d’hôtel à 120,00€ la nuit et qu’ils paient chacun 40,00€, ils devront chacun fournir une facture d’un montant de 40,00€. Dans ce cas, le plafond de remboursement est le même que pour un hébergement individuel.
Frais de déplacement
Les frais de déplacement peuvent être pris en charge par l’association. Ils peuvent inclure des titres de transport, des factures de péages, le remboursement d’une partie du carburant ou des indemnités kilométriques. Les dispositifs ci-dessous permettent de budgétiser au mieux les déplacements des membres sur les événements.
Déplacement avec son véhicule personnel
Un membre ou un bénévole peut demander une prise en charge de son trajet avec son véhicule personnel si :
- il se déplace sur plus de 50 km pour réaliser l’animation ;
- il transporte le matériel de l’association ;
- il transporte d’autres bénévoles ou membres dans son véhicule personnel ;
- il réalise plusieurs trajets pour la logistique de l’association, notamment, la prise en charge des repas, du matériel, des invités, y compris à moins de 50 km.
Les frais de déplacement sont justifiés à partir du trajet « le plus rapide » proposé par Mappy sur son site (https://fr.mappy.com). L’application devra être configurée pour déterminer :
- Le trajet le plus rapide comprenant péages et autoroutes ;
- Le carburant du véhicule utilisé ;
- La consommation « constructeur » du véhicule utilisé.
Factures de péage
Les factures de péages sont remboursées à l’euro sur transmission des justificatifs des montants avec l’état de frais. Le montant du remboursement sera limité au montant indiqué par Mappy pour le trajet le plus rapide.
Exemple : pour un trajet Charleville – Mézières à Dijon, l’application Mappy indique :
Le montant de remboursement maximal retenu sera 24,70€ pour un aller, soit, 49,40€ pour l’aller-retour.
Les factures de péages devront être jointes à l’état de frais.
Titres de transport
Un membre pourra être rembourser de ses frais de déplacement sur présentation des justificatifs de ses titres de transport.
Cas des indemnités kilométriques fixes
Le remboursement sur indemnité kilométrique ne sera proposé que si le membre abandonne son remboursement à l’association pour s’octroyer, au titre de la loi no 2003-709 du 1er août 2003 relative au mécénat aux associations et aux fondations, une réduction d’impôt de l’article 200 du CGI, accordée au titre des dons consentis à des organismes sans buts lucratifs et d’intérêt général.
Les indemnités kilométriques seront comptées sur la distance du trajet le plus court auquel s’applique le coefficient légal de 0,308 €/km pour un véhicule automobile et de 0,120 €/km pour un vélomoteur, un scooter ou une moto.
Abandon des remboursements de frais
Tout bénévole peut souhaiter abandonner son droit à remboursement de frais au profit d’un don à l’association Aux Portes de l’Imaginaire. Depuis l’adoption de la loi n°2003-709 du 1er août 2003 relative au mécénat, aux associations et aux fondations, la réduction d’impôt de l’article 200 du CGI, accordée au titre des dons consentis à des organismes sans but lucratif et d’intérêt général, représente 66% du montant des sommes versées dans la limite de 20% du revenu imposable pour les autres « dons aux œuvres ».
Dans ce cas, vous devez joindre à votre état de frais un courrier d’accompagnement signé et daté de votre main faisant état de votre abandon des remboursements pour un don à l’association.
« Je soussigné …. certifie renoncer au remboursement des frais engagés pour l’animation du … au … à … et les abandonner à l’association en tant que don. »
En retour, l’association fournira l’imprimer CERFA 11580*03 à joindre à votre déclaration d’imposition.